Entretiens professionnels : rh, télécharger une grille ou les externaliser ?

Entretiens professionnels : pourquoi les externaliser

Toutes les entreprises se voient dans l’obligation de proposer, tous les deux ans, une rencontre portant sur le parcours professionnel et les perspectives d’évolution à chaque salarié. Fondé par la loi du 5 mars 2014 sur la formation, ce rendez-vous fait partie des mesures permettant de maintenir l’employabilité des salariés et par corollaire de réduire le chômage. Mais l’exercice est chronophage et se heurte à des difficultés d’organisation dans certaines entreprises. C’est pourquoi sous-traiter ses entretiens professionnels peut représenter une bonne solution.

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Oubliez les trames, sous-traitez les entretiens professionnels

Cet état des lieux du parcours individuel fait souvent partie des responsabilités des managers, quand, plus rarement, ce sont les responsables RH qui en ont la responsabilité. Ceci nécessite en tout cas de créer une grille, un guide pour les managers, voire de les former et de rédiger un récapitulatif de la teneur des échanges. Il est souvent utile d’apporter des conseils carrière aux collaborateurs mais encore faut-il qu’ils soient judicieux pour les aider vraiment. A cela s’ajoute l’étape consacrée à vérifier le respect des critères pour le bilan à 6 ans. Ceci représente un temps précieux même si les entreprises ont pris des dispositions pour mettre en place une grille ou un modèle et un guide.

Externaliser pour gagner du temps

Les managers ont peu de temps à consacrer à ces points bisannuels sur le parcours professionnel qui viennent de surcroit s’ajouter aux évaluations annuels. Les faire réaliser par un prestataire extérieur permet aux managers de se consacrer pleinement à leur travail d’encadrement.

La garantie de la conformité règlementaire

Les contraintes et obligations qui pèsent sur les entreprises sont nombreuses. Les DRH et les dirigeants d’entreprises, garants du respect du code du travail le savent bien, le temps passe vite, trop vite. Une urgence en chasse une autre, et le risque de ne pas faire ou de mal faire est présent. Prendre des dispositions pour externaliser les entretiens professionnels offre une aide ponctuelle appréciable afin de répondre aux obligations vis-à-vis des salariés cadres ou non cadres. La validation de la réalisation des critères à respecter pour le bilan à 6 ans est assurée par les soins du cabinet. La trame ou la grille utilisés peuvent soit être ceux que vous utilisez habituellement ou un document proposé par le prestataire.

Confiez-les à des experts de l’évolution professionnelle

Connaître les souhaits d’évolution professionnelle des collaborateurs et à les prendre en compte, ne fait pas toujours partie des préoccupations premières d’un responsable de service ou d’un RH. Celui-ci ou celle-ci doit en effet poursuivre des objectifs de résultats en s’appuyant sur les talents de son équipe. Les perspectives d’évolution de chaque collaborateur ne sont pas aisées à étudier dans ce contexte, d’autant plus si les vœux concernent une reconversion professionnelle ou un départ de l’entreprise ou du service. C’est pourquoi il est plus judicieux de confier ce point carrière qui doit se tenir tous les 2 ans à un expert disponible pour les préparer. Ce professionnel dispose de plus, des compétences nécessaires pour conseiller et apporter des informations sur les dispositifs de formation et d’accompagnement.

Pour mettre en place les entretiens professionnels externalisés dans votre entreprise, contactez-nous.

Comment organiser les entretiens professionnels ?

Dans une première étape, il s’agit d’informer les représentants du personnel lors du comité social et économique. Puis de transmettre au cabinet sous-traitant une fiche d’information sur chaque salarié comprenant les informations utiles : diplôme, expérience, emploi occupé et activités/missions, formations suivies dans l’entreprise et leurs dates, parcours d’évolution professionnelle.

Optez pour l’entretien professionnel à distance

Si en tant qu’employeur vous avez été convaincu par l’externalisation de ces points, il vous reste à passer à l’action en choisissant une formule en présentiel sur le lieu de travail ou à distance. Dans le cas du présentiel, un ou plusieurs consultants interviendront dans vos locaux. A distance, les échanges se déroulent en visio. La question est de savoir ce qui est le plus pratique pour votre organisation.

Une solution pour les organisations éclatées

Si votre structure est disséminée sur tout le territoire ou si vos salariés sont en télétravail, réaliser ces rendez-vous à distance présente un avantage certain en termes de coûts et d’organisation. Il ne sera en effet pas nécessaire de prévoir les déplacements du consultant comme du salarié en télétravail. Les frais de déplacement du consultant ne seront ainsi pas intégrés au prix de la prestation.

Un service sur mesure s’appuyant sur une plateforme en ligne

En optant pour l’entretien professionnel à distance, votre choix pourra se porter vers un cabinet proposant des outils en ligne. Ainsi la préparation, la tenue et la synthèse de l’entretien sont réalisés via une plateforme de relation à distance. Le collaborateur reçoit avant l’entretien, les informations nécessaires et les accès à sa plateforme en ligne. Le jour de l’entretien, il se connecte en visio avec son consultant qu’il soit sur son lieu de travail ou chez lui. À la suite de cela, un rapport d’entretien est réalisé. Il s’appuie sur la contribution de chaque collaborateur à sa grille de préparation en ligne. Les comptes sécurisés restent accessibles à tout moment par les salariés. Ainsi, tous les 2 ans, ils peuvent y consulter leurs informations et les compléter. Sur ce type de plateforme, on trouve des éléments sur la formation professionnelle, le compte personnel de formation et les dispositifs d’accompagnement permettant à chacun de gérer sa carrière en autonomie.

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Mais rappelons ce qu’est un entretien professionnel et pourquoi il est impératif sous peine de sanctions que les entreprises se soumettent à l’exercice.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel, rappelons-le, ne doit pas être confondu avec un entretien annuel d’évaluation ou d’appréciation comme le précise la loi de mars 2014. L’entretien d’évaluation est un bilan de l’année passée qui porte sur les objectifs atteints et les compétences mises en œuvre et à développer pour améliorer ses performance. Tandis que l’entretien professionnel ne sert pas à évaluer mais permet au collaborateur de se projeter dans l’avenir et d’acquérir une ou des formations professionnelles. L’entretien professionnel a plusieurs objectifs :

  • Permettre au salarié de s’exprimer sur ses souhaits d’évolution et de formation à la date où il se déroule,
  • Examiner l’adéquation des souhaits du salarié avec les possibilités de l’entreprise,
  • Connaître le ressenti d’un salarié par rapport à son emploi, ses missions, ses besoins,
  • Définir un projet de formation en lien avec les compétences à développer.

Tout ceci pourra être complété dans une fiche ou une grille préparatoire à la rencontre.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Il est obligatoire pour tous les employeurs de réaliser un entretien professionnel tous les 2 ans avec leurs collaborateurs dès leur recrutement. Mais seuls les employeurs de plus de 50 salariés sont sanctionnés en cas de non respect de l’article de loi.

L’entretien professionnel est obligatoire pour tous les collaborateurs et doit se tenir tous les 2 ans. Après un congé de longue durée (maternité, parental, adoption, sabbatique, …) ou un arrêt maladie long, les salariés concernés doivent bénéficier de cet entretien individuel. Il est donc à prévoir.

Les obligations de l’employeur

Elles consistent à organiser les entretiens professionnels tous les 2 ans et les bilans tous les 6 ans. Les institutions représentatives du personnel doivent à ce titre bénéficier d’une information détaillée sur le nombre d’entretiens et les suites apportées. Parfois, il est nécessaire de présenter la grille utilisée et les postes et personnes concernées.

Le bilan à 6 ans

A l’issue de 6 années de présence dans l’entreprise, les salariés devront avoir obtenu 2 critères sur les 3 suivants quelque soit le poste qu’ils occupent :

  • Suivi d’au moins une action de formation,
  • Obtention d’une certification professionnelle,
  • Progression salariale ou professionnelle.

Le bilan à 6 ans fait l’objet d’un rapport écrit.

Les sanctions

En cas de non tenue des entretiens professionnels ou de non réalisation de 2 des 3 critères cités ci-dessus, l’employeur devra versé 3000€ sur le compte CPF de chaque salarié concerné. Pour les structures dont l’effectif est très important le risque est coûteux et la menace réelle. Tandis que sous traiter ses entretiens professionnels est moins onéreux.

L’entretien professionnel est souvent perçu comme une obligation supplémentaire à mettre en place. Pourtant il est un outil de gestion des ressources humaines qui présentent beaucoup d’intérêt.

Les multiples intérêts de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est pour le salarié une bonne occasion de s’exprimer sur sa carrière et ses souhaits d’évolution et c’est d’ailleurs la seule. Les employeurs ont l’objectif de pouvoir définir une stratégie de développement pérenne qui inclut généralement un gestion prévisionnelle des emplois et de compétences. Intégrer à cette planification à court et long terme une vision claire des compétences disponibles est primordiale. L’entretien professionnel est un moyen de connaître les intentions de chacun pour l’avenir et de les prendre en considération dans les projets stratégiques de l’entreprise.

Mais encore, donner la parole au salarié permet de réduire la pression accumulée du fait des inévitables petites tensions du quotidien. Pour le salarié le fait de pouvoir exprimer son ressenti et ses vœux et d’être écouté est une grande satisfaction que nous constatons à chaque entretien. Pour l’entreprise, c’est un moyen d’améliorer la qualité de vie au travail et par conséquence de fidéliser les collaborateurs. Par cette action, l’entreprise écoute les souhaits de chacun ce qui représente un facteur de motivation qui peut s’avérer exceptionnel. A tester sans attendre !

Bien entendu, l’entretien professionnel n’est pas la panacée et n’empêchera pas de partir le salarié qui ne trouve pas une réponse adéquate à ses souhaits d’évolution. Pour le moins, l’entretien peut être un révélateur pour l’entreprise et lui permettre d’anticiper un départ éventuel et programmer un recrutement. Dans une période où les difficultés de recrutement sont maximum, connaître les risques de départ de salariés occupant des postes clés peut s’avérer salutaire. Il sera ainsi possible de prévoir une mobilité interne future, mettre en place un programme de formation pour un remplaçant pressenti. Mais aussi, pour certaines organisations, il s’agira de recruter des apprentis qui seront opérationnels dans quelques années.

Si vous envisagez de sous-traiter vos entretiens professionnels, contactez-nous.

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